C’est probablement une caractéristique naturelle de l’homme que les nouvelles notions soient lointaines. Avant de savoir ce que signifie une phrase donnée, nous préférons nous appuyer sur des termes anciens, familiers et sûrs. C’est comme ça avec le volontariat en ligne – on entend, on lève les sourcils et on se demande : de quoi s’agit-il réellement ? Le bénévolat – je comprends, mais à quoi sert le « e » ?
Il faut admettre que, même si de plus en plus de personnes ne soulèvent plus de sourcils de surprise, le volontariat électronique n’a toujours pas de définition unique et universellement acceptée. Également appelé cyberintimidation, volontariat virtuel ou volontariat numérique, il s’agit de tâches volontaires effectuées, en tout ou en partie, via l’internet et un ordinateur accessible à la maison, au travail ou à tout autre point d’accès à l’internet. Bien qu’il se déroule dans un monde virtuel, il apporte des avantages très tangibles dans le monde réel. Quel est le rapport entre le volontariat virtuel et le volontariat traditionnel ? Qu’est-ce qui le rend différent ? Essayons de « mordre » l’inconnu en faisant référence au familier.
Comme dans le cas du volontariat traditionnel, le eVolontariat commence par la motivation du volontaire. Le besoin d’engagement se fait sentir, et dans de nombreux cas, les motivations sont très similaires. Les valeurs que les bénévoles tirent de leur travail sont notamment : la gentillesse, le fait d’être avec les autres, l’épanouissement personnel, l’énergie, la carrière, l’appréciation, le sentiment d’être quelqu’un de spécial. Derrière chaque action désintéressée, il y a aussi de l’altruisme et de la volonté d’aider, ce qui est certainement familier aux volontaires en ligne. L’organisation du volontariat électronique est basée sur des étapes analogues au volontariat traditionnel.
Bien que le volontariat en ligne soit apparu parallèlement à l’émergence d’Internet et de l’utilisation humaine, dans de nombreux pays, il s’agit encore d’une activité non découverte, non caractérisée et dont on n’a pas pleinement conscience. De nombreuses personnes ne sont pas conscientes du fait qu’elles sont des e-volontaires et que leur activité sur Internet est associée à la multiplication de la protection sociale et de la citoyenneté.
C’est pourquoi il est si important que nous apprenions à connaître cette notion et que nous n’ayons pas peur d’utiliser les volontaires en ligne et de les définir comme tels. Le volontariat électronique est une qualité totalement nouvelle, précisément parce qu’elle est « e ». L’utilisation de l’internet dans le travail bénévole crée de nouvelles perspectives : elle permet de surmonter les barrières du temps et de l’espace, ouvre de nouveaux domaines et de nouvelles formes de coopération, donne une dimension mondiale au travail bénévole.
Ils sont le potentiel du volontariat électronique, ceux qui peuvent travailler pour votre organisation, votre communauté ou votre institution, indépendamment de leur lieu de résidence et de ce qu’ils font au quotidien. Les volontaires en ligne peuvent nous aider à accomplir diverses tâches et compléter le volontariat traditionnel que nous organisons peut-être déjà. Comment inviter des volontaires en ligne ? Ce n’est pas aussi difficile qu’il n’y paraît.
Le cycle de coopération avec les volontaires est un outil bien connu et de plus en plus populaire. Grâce à elle, les organisations qui souhaitent associer des personnes extérieures à leurs activités peuvent le faire de manière réfléchie et systématique. En passant par les différentes étapes, ils impliquent les volontaires dans leurs activités de manière efficace et planifiée. Dans le cas du volontariat électronique, la façon de faire est analogue, à la différence que nous devons tenir compte de l’utilisation des nouvelles technologies partout.
1. La préparation de l’organisation
À ce stade, le mot clé est le diagnostic. Ce n’est rien d’autre qu’une analyse de la situation actuelle de notre organisation, du nombre de personnes dans notre équipe aux tâches que chacun a sur les épaules. Là où le fardeau est le plus lourd, il y a de la place pour les volontaires en ligne. La situation est cependant spécifique, car un e-volontaire ne peut pas venir à notre siège ou nous aider dans des tâches qui nécessitent une présence physique. Par conséquent, nous devrions attribuer au cyber-volontaire des tâches qu’il peut effectuer à distance, à un moment convenu d’un commun accord, sans avoir à quitter son domicile. C’est la nature du volontariat électronique !
Peut-être y a-t-il déjà des doutes à ce stade. Tout d’abord : notre petite organisation trouvera-t-elle dans ses activités quotidiennes quelque chose qui pourrait être attrayant pour les personnes actives sur le Web ? N’est-il pas vrai que le programme eVolontaires fonctionne bien avec les grandes organisations ? Ne devrions-nous pas avoir un très haut niveau de compétence en matière de nouvelles technologies pour impliquer nous-mêmes les volontaires en ligne ? Il est bon de se rendre compte qu’il y aura des tâches pour les volontaires dans chaque organisation si ses activités sont liées d’une manière ou d’une autre aux nouvelles technologies et à l’Internet. Aujourd’hui, même les plus petites organisations utilisent le Web pour améliorer leur travail d’équipe ou pour communiquer sur leurs activités. Les panneaux d’affichage dans les petites villes sont remplacés par des portails d’information, les informations sur les événements organisés atteindront les jeunes plus rapidement grâce aux réseaux sociaux que les affiches accrochées dans la ville. L’utilisation généralisée de l’Internet est déjà un fait. Il n’est pas nécessaire de la fuir – il faut utiliser ce qu’elle peut nous apporter ! Nous n’avons pas besoin d’être des programmeurs ou des spécialistes de l’informatique compétents – la coopération avec les volontaires en ligne peut se faire par le biais des outils de communication les plus simples (courrier électronique, forum, communicateurs), que nous utilisons tous les jours. De plus, il se peut que ce soit le e-volontaire qui nous aidera à nous « former » aux nouvelles technologies et à améliorer nos compétences.
2. L’offre et la promotion
La formulation d’une offre lors de la recherche de volontaires est l’une des questions clés. Afin d’atteindre les personnes intéressées, il doit contenir des informations concrètes, mais il ne faut jamais oublier la langue des prestations. N’oublions pas que la coopération avec nous peut être une occasion pour un volontaire en ligne de réaliser ses passions, d’apprendre à connaître de nouvelles personnes engagées ou d’acquérir de l’expérience. Ce qui est important, c’est que l’aide via Internet permet d’impliquer les groupes exclus, tels que les personnes handicapées. Tous, les utilisateurs d’Internet, recevront votre offre. C’est pourquoi sa bonne formulation est si importante.
La vie sur Internet est très rapide. Il suffit de regarder le taux d’évolution des « nouvelles » sur les portails d’information nationaux ou d’examiner la quantité de contenu sur les sites. Comment tirer quelque chose de vraiment intéressant de cette vaste quantité d’informations ? Comment formuler le contenu pour qu’il ne passe pas inaperçu ?
Les offres de volontariat électronique sont souvent simplement appelées « tâches ». Cela dépend bien sûr de l’ampleur de leur développement et de la durée de leur coopération, mais considérer une offre comme une tâche met notre langue sur la bonne voie. Réfléchissons à ce qu’un eVolontaire peut faire dans notre organisation. Il est utile de formuler la tâche aussi précisément que possible afin d’éviter tout malentendu à l’avenir.
3. Le recrutement de volontaires en ligne
Dans notre offre, nous indiquons toujours les coordonnées de contact. En général, vous n’avez pas à attendre longtemps – les volontaires en ligne nous contactent en écrivant à l’adresse électronique donnée ou par un autre moyen choisi par nous, ils communiquent avec nous. N’oubliez pas que, quels que soient nos besoins, il est bon de répondre et de remercier tous les volontaires en ligne. S’ils ont décidé de nous écrire, cela signifie qu’ils ont également décidé de nous donner une partie de leur temps libre. Il est bon de se souvenir d’eux aussi – ils pourront peut-être encore soutenir nos activités un jour.
4. Présentation des activités de l’organisation
Dans le cas du volontariat traditionnel, lorsqu’on introduit un volontaire dans nos activités, il est important de parler directement, de présenter les membres individuels de l’équipe, d’organiser un espace de travail pour le volontaire. Comme nous ne rencontrons pas physiquement les volontaires en ligne et que notre contact est assuré par le Réseau, il nous est souvent impossible de faire connaissance avec les autres membres de l’équipe. Introduire plus de personnes dans notre contact peut provoquer un chaos dans la communication, il est donc préférable d’avoir une personne en charge du contact avec le eVolontaire. Cependant, rien ne s’oppose à ce que les volontaires en ligne soient encouragés à se familiariser avec nos activités (s’ils ne l’ont pas fait avant de répondre à notre tâche). Nous pouvons leur proposer de parcourir notre site web ou leur envoyer nous-mêmes des informations utiles. Cela leur permettra de répondre plus facilement à notre tâche (ils verront où ils font toutes nos activités), peut-être trouveront-ils aussi quelque chose pour eux-mêmes parmi nos autres activités. Nous pouvons également organiser une vidéoconférence (par exemple via Skype) pour rencontrer les e-volontaires en face à face.
5. Coopération et motivation
La communication avec le eVolontaire se fait généralement par courrier électronique. Quelle que soit la nature de la tâche à laquelle elle nous aide, il est important qu’elle soit aussi spécifique que possible. Il est important que vous et le cyber-volontaire fixiez un calendrier pour la tâche – ils peuvent préciser le temps dont ils ont besoin pour accomplir la tâche. Un volontaire virtuel, comme celui avec lequel nous travaillons dans le monde réel, a également besoin de motivation. Il est donc important de définir clairement la portée de la coopération et, pendant la coopération, de fournir un retour d’information au volontaire. Nous devons apprécier le travail accompli et ne pas laisser le volontaire virtuel seul, louer l’avancement du travail et essayer de discuter des erreurs. Si vous travaillez avec un volontaire virtuel pendant une longue période, pensez à des mécanismes qui l’aideront à s’intégrer au reste de l’équipe.
6. Fin de la coopération
Nous voulons toujours que les gens sympathiques qui nous entourent restent le plus longtemps possible. Ce n’est pas toujours possible et il arrive un moment où il faut dire au revoir. Dans le cas d’un travail bénévole traditionnel, en remerciant le bénévole, nous pouvons rester en contact avec lui par e-mail, ce qui nous donne la possibilité de continuer à travailler avec lui en tant que e-volontaire. Nous donnons des références au volontaire, nous pouvons également le remercier sous forme de diplôme ou de certificat, lui remettre les gadgets de notre organisation. Nous pouvons remercier un e-volontaire exactement de la même manière ! Un certificat virtuel a le même pouvoir pour le destinataire, et pourtant nous pouvons toujours demander au e-volontaire son adresse postale et, simplement dans le monde, lui envoyer tous les documents et les remerciements par courrier !
N’oublions pas les volontaires en ligne. Il est bon de tenir une base de données de contacts, de leur envoyer régulièrement des bulletins d’information, de leur faire savoir qu’ils sont importants dans notre organisation. Un e-volontaire, bien qu’il n’ait souvent pas la possibilité de le connaître directement, une personne vivante, qui devrait être appréciée et connaître nos actions, peut devenir notre « ambassadeur » dans le monde réel et virtuel.